Les documents à fournir pour digitaliser un process métier

Les documents à fournir pour digitaliser un process métier

Préparer une proposition de digitalisation de process et établir une maquette implique 2 choses. La première, de bien comprendre le process en place. La seconde, de bien comprendre et les éventuelles évolutions que vous souhaitez. Il faut pour cela des documents, à fournir par votre commanditaire, pour digitaliser un process métier

Il faut, pour l’entreprise qui propose de digitaliser un process, comprendre et analyser votre métier. On parle ici au minimum des données d’entrées et de sortie du process. Mais aussi des analyses et des traitements qui peuvent être ajoutés dans le cadre de votre expertise.

L’exemple des contrôles d’ascenseur

Si on prend l’exemple d’un audit d’ascenseur, l’auditeur doit capturer toutes les données techniques de l’appareil, puis effectuer une série de contrôles dans le cadre des normes européennes. Il va ensuite relever les différentes réserves, anomalies et travaux à la charge du bailleur. Et enfin, donner ses conclusions sur l’état général de l’appareil. Un rapport est généré pour cet appareil et éventuellement des rapports globaux sur le patrimoine du bailleur peuvent faire partie des éléments de sortie.

Les documents indispensables à la digitalisation

Il est donc primordial , si vous voulez vous lancer dans cette aventure, de fournir des éléments précis permettant l’analyse du process et la préparation d’une maquette du process digital. Les documents à fournir pour digitaliser un process métier vont être les suivants :

Les documents de saisie actuels de votre process

Il peut s’agir de n’importe quels types de documents informatiques courants, Word, Excel, PDF; mais aussi des scans de documents papier. Tout ce qui peut permettre de comprendre ce que vous utilisez actuellement.
Une erreur à ne pas commettre est de fournir uniquement des fichiers de saisie non remplis. En effet, des documents ayant effectivement été complétés vont permettre aux personnes devant analyser le process existant de bien mieux comprendre ce qui est réellement saisi.
Ces documents représentent les données que votre équipe entrent dans le process.

Les documents de reporting de chaque process

On conseille généralement de différencier la saisie du reporting final. L’équipe de digitalisation a besoin des rapports finaux envoyés en interne ou à vos clients. Même si ces documents sont fabriqués manuellement en traitement de texte ou avec un tableur. Ces documents représentent votre production à l’issue de votre prestation.

Les modifications et évolutions que vous souhaitez mettre en place

Vous voudrez certainement optimiser vos process existants, prenez soin de mentionner les grandes lignes des évolutions en partant de la situation actuelle.

Un diagramme permettant de comprendre les étapes du ou des process

Il n’est pas indispensable de faire du P…Point, même un schéma dessiné manuellement et scanné va aider à avoir une vision globale de votre process.

Et après ? Les étapes suivantes

Dans un premier temps, ceci va permettre d’évaluer le besoin. Dans un second temps il sera opportun mettre en place un cahier des charges pour formaliser le travail à effectuer dans le cadre de cette digitalisation.

Généralement, parler d’un cahier des charges fait un peu peur à tout le monde. Mais il ne faut pas oublier que digitaliser un process revient à mettre en place un process informatique. Ce qui implique des développements ou des paramétrages de plateformes Cloud avec des accès mobiles et Web.
Ne pas formaliser le travail à effectuer serait dangereux pour chacune des parties. Il arrive souvent que la réalisation du cahier des charges fasse l’objet d’une prestation préalable à la digitalisation proprement dite du process et son déploiement.

Un dernier point : il est important que l’entreprise de services de digitalisation s’engage sur la confidentialité des informations qui lui seront communiqués. Un engagement écrit signé renvoyé par courrier ou email permet de travailler en confiance.

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