La pierre angulaire de toute digitalisation de process métier, c’est la production de rapports permettant à l’entreprise de communiquer avec ses clients ou d’analyser en interne ses activités. C’est souvent même l’objectif principal de la digitalisation d’un process, et c’est là que l’entreprise va toucher les fruits de ce travail, un véritable retour sur investissement. Le reporting représente l’avantage ultime dans la digitalisation d’un process métier.
On différencie souvent les rapports en deux catégories principales :
- Les rapports liés à une opération, une intervention particulière.
Rapport d’audit, de commissioning d’une éolienne, d’une intervention de service pour un plombier ou un incident de sécurité sur un chantier. - Les rapports de synthèse ou d’analyse.
Plan de patrimoine, liste de défauts, travaux à effectuer, comparaison des objectifs de réalisation d’un champ éolien avec la réalité, liste des évènements exceptionnels ayant retardé un chantier. - On peut ajouter une troisième catégorie qui consiste à archiver à la fin d’un projet l’ensemble des informations digitalisées sous une forme externe à l’outil de digitalisation : PDFs, dossier de photos, liste et rapport de type tableur, permettant ainsi l’archivage et la communication du dossier complet à un client ou un organisme. Cela garantit également à l’entreprise de pouvoir réutiliser ces données même en changeant de prestataire ou d’outil de digitalisation de process. Quelque soit la catégorie, reporting demeure l’avantage ultime dans la digitalisation de process métier.
Types de format de rapports
On peut utiliser plusieurs formats de rapports en fonction des besoins :
- PDFs pour la communication vers des personnes n’ayant pas accès à la base de données de digitalisation, en interne ou en externe. Ce type de fichier est pratique par son accès universel et par ses possibilités de contenus très larges, textes, images, tableaux, graphiques, liens Internet, voir vidéos.
- Fichier de type tableur, type Excel ou autre pour des listes et surtout quand les données doivent être re-traitées pour analyse ou extraction particulière de données.
- Fichiers de type traitement de textes, Word ou autre, quand le rapport doit être complété hors de l’outil de digitalisation.
Il est important de noter à ce sujet qu’on doit conseiller systématiquement d’éviter de modifier les rapports à l’extérieur de l’outil de digitalisation pour éviter que les données diffèrent de la base centralisée. On privilégiera plutôt d’inclure toutes les saisies de commentaires, d’analyse et de conclusion dans l’outil et de rééditer les rapports en cas de modifications. - Dans des cas plus rares on peut aussi préparer des parties de rapport à utiliser au sein d’une présentation, type PowerPoint.
Intégration des données digitalisées vers des systèmes informatiques
Pour les entreprises équipées de systèmes informatiques type SAP, ServiceNow ou d’autres, il peut y avoir un besoin de rapatrier les données de l’outil de digitalisation en cours de process ou à la fin.
Cela implique toujours des développements spécifiques en accord avec les services informatiques afin de définir les protocoles à utiliser, comme par exemple un Web Service, et les procédures de sécurité.
On définira également la fréquence des échanges : toutes les nuits, une fois par semaine, ponctuellement en fin de projet. Enfin il faut se mettre d’accord sur les types et formats de données échangées.
Un des formats souvent utilisé est le JSON qui permet de structurer de manière très souple la hiérarchie des données et d’envoyer non seulement du texte mais aussi des images et des signatures.
Utilisation de flux de données vers PowerBI
De nombreux clients souhaitent définir eux-mêmes le type de reporting afin de le faire évoluer au fur et à mesure des besoins. La grande tendance est d’utiliser PowerBI qui permet de préparer une série de rapports et tableaux de bord de tous types, ces outils étant ensuite mis à disposition des utilisateurs de l’entreprise via les navigateurs Web, généralement dans l’Intranet.
Dans ce cas, on va préparer les données issues de l’outil de digitalisation en les mettant sous la forme de fichiers au format csv, et les mettre à disposition sous la forme d’URLs accompagnées de protocole de sécurité.
En conclusion, il existe de nombreuses possibilités pour exploiter les données issues de la digitalisation des process métiers. Il y a un coût de mise en place mais le ROI est toujours important car on évite de passer du temps à préparer des rapports manuellement ce qui est couteux en temps et surtout source d’erreurs.
La communication automatisée de rapports, par email ou outils Web à destination des clients de nos clients amène une image d’efficacité et de modernité et renforce l’attachement aux services d’une entreprise. Le reporting représente bien l’avantage ultime de la digitalisation de process.